Part of Business Letter

Part Of Business Letter

1.      Letter Head

a.       Name of the company (Nama perusahaan)

b.      Address of the company (alamat perusahaan)

c.       Telephone number (nomor telepon)

d.      Telex number (nomor teleks)

e.       Facsimile number (nomor faksimil)

f.       Cable address (alamat kawat/telegram)

g.      Post office / PO Box (nomor kotak pos)

h.      Kind of business activity (jenis bidang usaha)

i.        Address of branch office (alamat kantor cabang)

j.        Banker (rekening Bank perusahaan)

k.      Logo of the company (logo perusahaan)

 

2.      The Date Of The Letter

British Style	American Style
12th January, 2015 12 January, 2015	January 12th, 2015 January 12, 2015

 

3.      Reference Line : inisial penandatangan dan pengetik surat

Contoh : Ref. WS/LS/C5

 

WS >> William Smith (Penandatangan Surat)

LS >> Linda Smith (Pengetik surat)

C5 >> Filling number in filling system

-          Your ref    : LH/DC/2D       >>  Reference surat masuk

-          Our ref      : RM/AM/21A               >>  Reference surat keluar

 

4.      Inside Address : Nama dan alamat pada surat

 

a.       Baris pertama

Nama lengkap dan jelas serta jabatan / nama perusahaan yang dikirimi surat.

b.      Baris kedua

Lokasi / nama jalan dan nomor rumah / gedung tempat perusahaan beralamat.

c.       Baris ketiga

Nama kota dan kode pos.

d.      Bila surat dikirim ke luar negeri, harus dicantumkan nama negara pada baris terakhir alamat surat.

 

5.      Attention Line : Baris untuk perhatin apabila kita ingin agar surat kita cepat sampai ke tangan orang yang kita maksudkan.

Contoh :

Attention : Mr. Andrew Mann

Attention : Sales Manager

Attention : Ms. Anna Muller, Purchase Manager

 

6.      Salutation : salam pembuka

a.    Surat ditujukan kepada seseorang tertentu dalam suatu perusahaan, misalnya : Kepala Personalia Manager Pemasaran.

British Style	American Style
Dear Sir, Dear Madame,	Dear Sir : Gentlemen :

b.    Surat ditujukan kepada perusahaan perseroan atau kepada lebih dari satu orang.

British Style	American Style
Dear Sirs, Dear Madames,	Gentlemen :

 

c.    Surat ditujukan pada seorang yang telah dikenal dalam suatu perusahaan.

British Style	American Style
Dear Mr. Richard, Dera Mrs. Mansens,	Dear Mr. Richard : Dear Mrs. Mansens :

 

7.      Subject Line : Perihal surat

Subject : Computer Sales

Subject – statement – July 2013

SUBJECT : New Credit Policy

Purchase Order No. Mox. 21

CONTRACT NEGOTIATION

 

8.      Body of Letter : Isi surat

a.       Opening paragraph (alinea pembuka)

b.      Message of the letter (isi surat yang sesungguhnya)

c.       Closing paragraph (alinea penutup)

 

9.      Complimentary Close : salam penutup

a.       Surat ditujukan untuk seseorang tertentu dalam suatu perusahaan, misalnya : Kepala Personalia (Personal Manager), Manager Pemasaran (Marketing Manager), atau Manager Penjualan (Sales Manager).

British Style	American Style
Yours Faithfully,	Very truly yours ; Yours very truly ;

b.      Surat ditujukan kepada suatu perusahaan perseorangan atau lebih dari satu orang

British Style	American Style
Yours faithfully, Yours truly,	Very truly yours ;

c.       Surat ditujukan pada seseorang yang telah dikenal dalam suatu perusahaan.

British Style	American Style
Sincerely, Yours sincerely, With best wishes,	Sincerely yours, Cordially yours, With best regards, Sincerely,

 

10.  Signature : tanda tangan

* Signature (tanda tangan)

* Nama jelas

* Jabatan penandatangan

* Nama perusahaan

11.  Enclosure : lampiran

*Enclosures :

      Copyright form

      Letter of credit

      Order form

 

12.  Carbon Copy Notation : tembusan surat

CC :

Cc :

Copies to :

 

13.  Postscript

 

P.S  /  PS.  /  PS :  /  PS-

Contoh : P.S if you order within seven days, we can give you a 10 percent discount.